Las flotas necesitan de la tecnología para mejorar sus operaciones, sin embargo, solo podrán implementarla en forma exitosa si cuentan la capacitación y el asesoramiento adecuado

¿Qué tienen en común un banco con una empresa que opera vehículos de transporte en México? A primera vista, nada. Sin embargo, ambos, al igual que muchas otras industrias, están actualmente atravesando un proceso de transformación digital.

Se trata de un desafío que plantea la necesidad de repensar el modelo de negocio considerando el nuevo escenario competitivo, las nuevas tecnologías y las demandas de los clientes. 

Actualmente, el sector de transporte no ha encarado con suficiente urgencia la necesidad de incorporar tecnología para mejorar la administración y, al mismo tiempo, los responsables de flotas enfrentan cada vez más presiones:

Reducción de costos de mantenimiento, combustible, infracciones y de cubiertas.

  • Menores tiempos de entrega
  • Mayor seguridad
  • Recambio de vehículos tradicionales por híbridos o eléctricos para ser más sustentable

 

Sabemos que estos son apenas algunos de los principales problemas. Resolverlos es más fácil cuando se cuenta con la tecnología adecuada y un socio que conoce las necesidades del responsable de flotas y cómo ayudarlo.

Problemas actuales de la gestión de flotas

Si bien se trata de un camino que ya había comenzado a ser transitado por las flotas, la transformación digital se aceleró por causa del Covid-19. Es decir, la pandemia no impuso un cambio empujado por nuevas dinámicas de trabajo, sino más bien hizo que la adopción de tecnología sea más necesaria… y más urgente. 

Este contexto, y su consecuente cuarentena forzosa, ejerció presión sobre los responsables de flotas y los procesos de logística en general. Así, se vieron obligados a responder a un mercado con necesidades más complejas. 

De esta manera, el Covid-19 puso en evidencia una verdad que ya era un secreto a voces: el sector de flotas de transporte está relegado en términos de adopción de tecnología.

¿Cúal es la forma más habitual de gestionar una flota en la actualidad? Existe una variedad de herramientas y aplicaciones diferentes para monitoreo de vehículos, mantenimiento control de combustible y otras funciones. 

En la mayoría de los casos, la información más importante se organiza y guarda en tablas dinámicas en planillas de cálculo, principalmente Excel. Si bien se trata de una herramienta poderosa para múltiples aplicaciones, se trata de un recurso insuficiente para optimizar procesos y costos de flotas de vehículos. 

El valor de la tecnología

La transformación digital presenta oportunidades de cambios sustanciales y de contar con datos concretos de las operaciones, lo cual es imposible sin implementar una plataforma de gestión de flotas.  

A continuación, podemos comentar algunas de sus principales ventajas: 

  • Mayor seguridad y disponibilidad de los datos: posee varios parámetros de seguridad para resguardar el acceso a la información, almacenada en la nube. Cualquier usuario autorizado puede conocer el estado de la flota en tiempo real en todo momento a través de cualquier dispositivo conectado. 
  • Reducción sustancial de errores: es un sistema con funcionalidades cerradas pensadas en la experiencia del usuario amigable y a prueba de manipulaciones para evitar estos posibles errores por completo.
  • Escalabilidad: está preparada para adaptarse al tamaño de la flota y para que el volumen de información cargada no sea un problema, pensado para enviar notificaciones cuando sea necesario y que la experiencia del gerente de flotas sea lo más orgánica posible. 
  • Mejores decisiones: los tableros analíticos de Business Intelligence permiten acceder rápido y fácil a los datos de la flota, controlarlos y ordenarlos para obtener indicadores de rendimiento y descubrir problemas actuales o futuros.

Así, la plataforma resuelve los problemas ya mencionados y muchos otros que son comunes en la gestión diaria: falta de mantenimiento preventivo, fraudes en la carga de combustible, control de la documentación, infracciones de tránsito recurrentes y que nunca son abonadas a tiempo, control de los neumáticos, entre otros.

 

La importancia de la capacitación y el soporte

Según nuestra experiencia, para la implementación exitosa de una plataforma de gestión de flotas es fundamental capacitar a todos los referentes.

El entrenamiento de personal con formaciones y responsabilidades diversas siempre es complejo. Por eso, recomendamos que el proceso de onboarding cuente con el asesoramiento permanente de especialistas.

Para empezar, lo idóneo es contar con un referente de Customer Success que identifique cuál es el estado de situación. Para lograrlo, en nuestro caso aplicamos un método para la gestión del cambio denominado ADKAR. A través de cinco sencillas etapas, este modelo ayuda a tomar conciencia de la necesidad de un cambio, a desearlo y a adquirir las capacidades para hacerlo.

Además, como parte del proceso de capacitación para aprender a usar la plataforma, utilizamos diversos materiales y tutoriales. También es importante designar sponsors internos, miembros de la empresa más comprometidos con la adopción de la plataforma, que motivan, inspiran y son una referencia para sus compañeros.

Asimismo, consideramos que el soporte permanente es clave para garantizar el éxito del proceso. El equipo de Customer Service debe estar atento para acompañar las necesidades del cliente, ser flexible y resolver cualquier consulta.

De acuerdo con nuestra experiencia, creemos que es la mejor manera de lograr una interrelación fácil, práctica y simple, lo cual brinda mayor transparencia y aumenta la satisfacción del cliente, que valora la mejora continua conseguida al implementar la plataforma. 

Juan Ignacio Gonzales

Customer Services Manager LATAM

VEC Fleet

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